zmiany w KRS od 15.03.2018 r.

W dniu 15.03.2018 r. wchodzi w życie cały szereg zmian związanych między innymi z procedurą składania wniosków do KRS oraz sytuacją podmiotów, które mają braki w reprezentacji.

Zmiany te urzeczywistniają zamierzenia związane z całkowitą informatyzacją procesu rejestrowego i wprowadzają nowe rozwiązania zmierzające do „rewolucji”, która nastąpi w lutym 2020 roku i całkowicie wyeliminuje „papierowe” wnioski do KRS.

Wiele z obecnych zmian wymaga szerokiego omówienia, szczególnie ze względu na skutki, jakie niesie za sobą dla wspólników i członków zarządu. Omówienia będę starała się robić stopniowo, natomiast poniżej przedstawiam zarys najważniejszych zmian:

1. sprawozdanie finansowe spółki może być złożone do KRS wyłącznie w formie elektronicznej

– dla każdego podmiotu obowiązanego do składania sprawozdań finansowych tworzy się elektroniczne repozytorium dokumentów finansowych;

– sprawozdanie finansowe spółki zostaje zgłoszone przez system teleinformatyczny udostępniony przez Ministra Sprawiedliwości, a nie jak dotychczas w formie papierowej;

– sprawozdanie takie podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania podmiotu, której dane (w tym numer PESEL) są zgłoszone do rejestru – a zatem np. członek zarządu lub prokurent wpisany do rejestru;

– złożenie sprawozdania do KRS w formie elektronicznej zastępuje już obowiązek dodatkowego złożenia tego sprawozdania do Urzędu Skarbowego;

– zmiana ta dotyczy sprawozdania za 2018 rok. Sprawozdanie za rok 2017 może być złożone w formie skanów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP

2. adresy do doręczeń

– do wniosku o wpis do rejestru danych osób reprezentujących podmiot, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć ich oświadczenie obejmujące zgodę na powołanie do pełnienia funkcji oraz ich adresy do doręczeń;

– jeśli adres do doręczeń tych osób znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej należy wskazać pełnomocnika do doręczeń na terenie Polski;

– do zgłoszenia spółki do rejestru należy dołączyć imiona nazwiska i adresy członków zarządu lub imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do powołania zarządu – a więc najczęściej wspólników;

– jeśli wspólnikiem podmiotu jest osoba prawna, wówczas do jej zgłoszenia należy dołączyć imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do reprezentowania tej osoby prawnej (czyli do reprezentowania wspólnika);

– każdą zmianę powyższych danych należy zgłosić do rejestru, przy czym zgłoszenia może dokonać podmiot wpisany do rejestru lub ta osoba. Zgłoszenie takie jest bezpłatne.

– pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń wskazany przez nich na oświadczeniach złożonych do KRS a w razie niemożności doręczenia w ten sposób z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane;

– na dostosowanie się do nowych wymogów podmioty wpisane do KRS mają 18 miesięcy. Zgodnie z omawianą nowelą podmioty te muszą złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia w zakresie obejmującym adresy do doręczeń osób je reprezentujących oraz adresy do doręczeń osób reprezentujących ich wspólnika będącego osobą prawną, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy (czyli do dnia 15.09.2019 roku), chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych

– jeśli wniosek o wpis został złożony prze 15.03.2018 i do tego dnia nie został rozpoznany, sąd wezwie spółkę do uzupełnienia wniosku o oświadczenia w zakresie adresów do doręczeń, zgodnie z nową ustawą

3. ustanowienie kuratora przez sąd – braki w organach, rozwiązanie spółki

– jeżeli osoba prawna nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na brak organu albo brak w składzie organu (brak zarządu, brak odpowiedniej liczby członków zarządu, etc.), sąd ustanawia dla niej kuratora –  co do zasady na okres do jednego roku;

– kurator podlega nadzorowi sądu, który go ustanowił;

– jeżeli czynności podjęte przez kuratora nie doprowadziły do powołania lub uzupełnienia składu organu osoby prawnej uprawnionego do jej reprezentowania albo jej likwidacji, występuje on niezwłocznie z wnioskiem do sądu rejestrowego o rozwiązanie osoby prawnej.

Nowelizacja zawiera również szereg innych drobnych zmian, dlatego też warto zwrócić uwagę  na nowe obowiązki i nie działać „na pamięć” żeby uniknąć przykrych konsekwencji.